Quel est ton parcours et comment as-tu découvert puis pratiqué l’Holacratie ?

Je suis arrivée au sein de la Fondation CGénial il y a quatre ans, et c’est là que j’ai découvert l’Holacratie. Je dirais même que c’est ce qui m’a incitée à postuler ! C’était mis en avant dans l’offre et ça m’intéressait en tant que mode de fonctionnement.

En intégrant la fondation, j’ai suivi un temps d’initiation de deux demi-journées avec HappyWork. Puis, j’ai souhaité aller un peu plus loin afin de me former à la facilitation. J’ai donc suivi la formation “ Holacratie Essentiels” avec HappyWork pendant deux jours. J’ai beaucoup apprécié cette expérience et j’ai manifesté mon envie de devenir facilitatrice de notre super cercle. J’achève tout juste un mandat de neuf mois. C’était un bel exercice qui m’a permis d’évoluer !

Aujourd’hui, je pratique la facilitation à la fois lors des réunions de triage hebdomadaires et des réunions de gouvernance mensuelles.

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Qu'est-ce qui t'a le plus marqué quand tu as découvert la facilitation ?

Je m’étais déjà confrontée à la facilitation dans de plus petits cercles afin de me faire la main, avant d’intégrer le super cercle. J’appréhendais quelque peu au début, car j’avais peur de ne pas respecter le temps imparti de la réunion. Elle dure généralement une heure, nous sommes environ 10 à 11 personnes et je commençais souvent les réunions avec déjà 12 tensions inscrites dans Holaspirit ! Il faut faire preuve d’assertivité dès le départ pour pouvoir tenir le rythme, car le temps passe vite.

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Quels sont les principaux défis auxquels tu as été confrontée ?

Dès le début, j'ai dû gérer un grand nombre de tensions dans des délais restreints. Ça peut générer du stress ! Il y a également les contraintes des autres qui ajoutent de la pression : lorsque certains ont des réunions qui s’enchaînent, ou doivent parfois partir quelques minutes en avance tout en ayant, bien entendu, des tensions à traiter, cela peut devenir conséquent ! Il faut avoir tout cela en tête, effectuer un rapide calcul mental afin de responsabiliser les membres du cercle sur les tensions à traiter absolument ici et maintenant. Et par-dessus tout, il est essentiel de permettre à chacun de s’exprimer afin que la prise de parole reste équilibrée.

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As-tu traversé des moments de doute ou d’inconfort dans ta pratique ?

Au début, oui, notamment lorsque les réunions s’éternisaient parce que les participants étaient bavards ! Il ne faut pas oublier que l’objectif est de rester concis : on n’est pas tenu de traiter entièrement chaque point, mais au moins de le faire progresser. J’avais du mal à interrompre les participants à temps afin qu’ils ne se perdent pas dans leur argumentation. C’était d’ailleurs mon sujet de coaching avec Vincent d’HappyWork. Ça s’est révélé efficace, car j’ai appris à interrompre, mais avec le sourire !

J’ai aussi rencontré des difficultés avec la gouvernance et le traitement des objections au début. On a une carte de suivi, composée de plusieurs questions permettant de guider la réunion. Les premières fois on s’y perd un peu parce qu’on peut nous dire qu’une objection n’est pas valide par exemple, mais on ne sait plus quoi faire après ! Sur le coup c’est stressant parce qu’on facilite la réunion, mais heureusement avec le temps on s’y habitue. 

Heureusement, au sein de la fondation, on est nombreux à être déjà formés et à avoir de l’expérience. Certains anciens s’auto-facilitent, ce qui permet d’avancer plus rapidement lorsqu’il y a des hésitations, ou encore d’interrompre des débats trop longs. Et à l’inverse, ils comprennent lorsque nous les interrompons ! Ça facilite beaucoup de choses. 

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As-tu en tête un exemple de facilitation lors duquel tu as eu du mal à tenir le cadre ?

Au sein de la fondation, certains travaillent en présentiel au bureau, tandis que d’autres sont à distance, car ils résident dans d’autres villes. La situation la plus délicate consiste à faciliter à distance une réunion dans laquelle certaines personnes sont réunies dans une même salle. Les participants peuvent avoir tendance à échanger entre eux, voire à chuchoter pour partager une information. Il est alors nécessaire de faire comprendre que tous les sujets peuvent être abordés à voix haute, afin d’inclure au mieux celles et ceux qui sont à distance.

On a même cherché des solutions et une personne de l’équipe a proposé un accord relationnel* pour résoudre ce problème : soit on coupe le micro, soit on ne parle pas !

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Qu'est-ce qui a contribué le plus à ton évolution ?

La formation a constitué une bonne base dans un premier temps.

Ensuite, le temps de coaching avec Vincent a été particulièrement bénéfique. Il m’a permis de dépasser certains blocages et de mieux gérer la facilitation sur l’ensemble d’une réunion. On a par exemple travaillé la gestion des prises de parole longues et interminables lors des réunions de triage. Auparavant, j’avais tendance à rester silencieuse face à ce type de situation, ne sachant pas vraiment comment m’en sortir ; désormais, j’ai appris à interrompre et à recentrer les échanges ! Par ailleurs, je prépare davantage mes réunions en amont : je me rends sur Holaspirit pour consulter le nombre de tensions inscrites, ce qui me permet d’anticiper les temps de parole.

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Quelles sont les qualités ou les postures clés d'un bon facilitateur ?

Selon moi, la principale est l’assertivité : savoir dire stop au bon moment.

Je dirais également qu’il est nécessaire d’identifier les prises de parole inappropriées et de parvenir à recadrer une personne qui s’exprime dans un cadre qui n’est pas le bon. Par exemple, dans nos réunions de super cercle, je viens avec un rôle bien précis, mais je ne peux pas mobiliser mes autres rôles issus d’autres cercles pour exprimer mon avis. Je dois rester fidèle au rôle qui légitime ma présence dans ce super cercle. Certains empruntent ces chemins de traverse, et il faut savoir repérer ces écarts et recadrer le débat.

Je pense qu’un bon facilitateur doit également faire preuve de diplomatie et de souplesse afin de progresser dans un esprit constructif.

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Quels sont tes axes d’amélioration ?

J’ai reçu de nombreux feedback autour de l’assertivité, c’est peut-être pour ça que j’en parle tant ! C’est mon nerf de la guerre. 

Je ressens une certaine frustration lorsque des personnes présentes chaque semaine en réunion ne partagent pas d’informations sur leur projet en cours. Il est parfois difficile de les encourager à s’exprimer. C’est là mon axe d’amélioration : leur faire réaliser que le partage est bénéfique, et que le travail d’intelligence collective fait partie intégrante de l’Holacratie. 

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T’est-il arrivé de sortir du cadre de la facilitation ? De quitter la posture de neutralité de la facilitatrice que tu es ?

La justice est une valeur très importante pour moi, ce qui rend difficile toute sortie du cadre, d’autant plus lorsque j’occupe le rôle de facilitatrice. Par exemple, il m’est arrivé de lever la main pour m’exprimer, car je me sentais plus à l’aise en procédant ainsi.

La neutralité est difficile. On a forcément un avis sur les situations qu’on observe et qu’on facilite, mais je fais mon maximum pour que ces pensées restent internes, par respect pour mes collègues.

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Quels conseils donnerais-tu à quelqu'un qui débute en facilitation ?

Le premier c’est de se lancer ! Quoi qu’il arrive, la marge de progression existe donc il ne faut pas trop tergiverser. Chez CGénial tout le monde est bienveillant, même dans nos feedbacks. On se nourrit des retours de nos collègues. C’est un bel exercice pour progresser dans son relationnel et sa façon de travailler. 

Le deuxième c’est de rester neutre. On a parfois envie de réagir tout de suite, mais il faut être rigoureux pour garder le cadre et ne pas intervenir tout de suite. C’est un peu schizophrénique d’être à la fois facilitatrice et participante. 

Je pense également que le facilitateur doit veiller à se mêler aux participants. J’ai observé des situations dans lesquelles la personne réalisait systématiquement les tours d’inclusion et de clôture en dernier. Il est très important de se mélanger, car on n’a pas le dernier mot.

En tout cas, c’est une très belle expérience que je recommande à chacun de tenter !

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*Nous définissons les accords relationnels comme étant les comportements observables et mutuellement souhaitables et consignés entre personnes. Ils sont décrits à l'article 2.4 de la constitution Holacracy V5.

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